Cofre de documentos
Controle de vencimento de documentos do hotel
Controle de vencimento de documentos é o acompanhamento das licenças, alvarás e laudos que o hotel precisa manter válidos para funcionar. No Hotel em Dia, o Cofre de documentos avisa antes de vencer e mostra a situação de cada hotel da rede numa tela só.
Passo a passo
Como funciona o Cofre de documentos?
Cada documento tem um ciclo: chega com a validade, recebe avisos antes de vencer e recomeça quando é renovado.
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Passo 1: O hotel envia o arquivo e a validade
O gerente envia o PDF ou tira a foto do documento pelo celular e informa a data de validade. Para documentos periódicos, como a limpeza da caixa d'água, basta a data em que foi feito.
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Passo 2: O Hotel em Dia acompanha o prazo
A situação muda sozinha conforme os dias passam: regular, a vencer, vencido ou ausente. Ninguém precisa conferir planilha.
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Passo 3: Avisa antes de vencer
O gerente e o regional recebem aviso por e-mail em 90, 60 e 30 dias, prazos que a rede pode mudar por tipo de documento.
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Passo 4: Vencido vira não conforme
No dia seguinte ao vencimento, o documento fica vencido, baixa a nota do hotel e o aviso se repete a cada 7 dias.
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Passo 5: A renovação reinicia o ciclo
O hotel envia o arquivo novo com a nova validade, e os avisos recomeçam do zero. A versão anterior fica guardada no histórico.
Sem plano de ação manual para cada documento
Em ferramentas genéricas, controlar validade vira uma tarefa criada à mão para cada documento de cada hotel. Aqui o documento já nasce com o prazo, os avisos são automáticos e a renovação reinicia o ciclo sozinha. Já pediu a renovação? O hotel envia o protocolo, e todos sabem que o processo está andando.
Situação de cada documento
O que significa cada situação do documento?
A situação é calculada todo dia, pela validade e pela data de hoje. O percentual de documentos em dia do hotel sai daqui: 27 regulares de 30 obrigatórios são 90%.
| Situação | Quando | O que acontece |
|---|---|---|
| Regular | Enviado e dentro da validade. | Conta como em dia. |
| A vencer | Vence nos próximos dias (padrão: 60). | Recebe os avisos e ainda não conta como em dia, para a renovação começar cedo. |
| Vencido | Passou da data de validade. | Não conforme: baixa a nota do hotel e o aviso se repete toda semana. |
| Ausente | Obrigatório, mas nunca foi enviado. | Conta como pendente e aparece no resumo semanal da rede. |
| Não se aplica | Não vale para aquele hotel, como a outorga de um poço que não existe. | Sai da conta do hotel. |
Para a gestão
Como ver os documentos de todos os hotéis de uma vez?
A tela de documentos da rede mostra, hotel por hotel, quantos documentos estão regulares, a vencer, vencidos e ausentes, com o percentual de cada um.
- Filtros por bandeira e por modalidade, do pior para o melhor.
- Um clique no hotel abre a lista: "AVCB venceu há 17 dias", "Cadastur vence em 24 dias".
- Resumo semanal por e-mail para a administração da rede.
- O percentual de documentos em dia entra no Índice de Saúde Operacional com peso próprio.
Guia
Documentos que um hotel costuma precisar manter em dia
Uma lista de partida com os documentos mais comuns em hotel, para quem está montando o controle de vencimentos.
Atenção: as exigências e os nomes dos documentos mudam de estado para estado e de município para município, e dependem do porte e da estrutura do hotel. Este guia é geral e não substitui a orientação do órgão local, do seu consultor ou do responsável técnico.
| Documento | Para que serve | Quem emite ou assina | Renovação |
|---|---|---|---|
| AVCB ou CLCB | Atesta que o prédio cumpre as regras de prevenção e combate a incêndio. O nome muda em alguns estados, como o APPCI no Rio Grande do Sul. | Corpo de Bombeiros do estado | Prazo escrito no próprio documento. Varia por estado e pelo tamanho do prédio. |
| Alvará de funcionamento | Autoriza o hotel a funcionar naquele endereço. | Prefeitura | Varia por município: em alguns é anual, em outros não tem prazo. |
| Licença sanitária | Libera a operação do ponto de vista da saúde pública, inclusive cozinha e restaurante. Também chamada de alvará sanitário. | Vigilância sanitária municipal ou estadual | Costuma ser anual. Confira a regra local. |
| Cadastur | Cadastro obrigatório dos meios de hospedagem no Ministério do Turismo, pela Lei 11.771/2008. | Ministério do Turismo | Renovação periódica. A validade aparece no certificado. |
| PMOC | Plano de Manutenção, Operação e Controle do ar-condicionado, obrigatório em prédios de uso público e coletivo com ar climatizado, pela Lei 13.589/2018. | Engenheiro responsável, com ART | Mantido atualizado, com as manutenções do plano em dia. |
| Laudo do SPDA (para-raios) | Mostra que o sistema de proteção contra descargas atmosféricas funciona, segundo a norma ABNT NBR 5419. | Engenheiro, com ART | Inspeção periódica. O intervalo depende do tipo de prédio. |
| Manutenção de elevadores | Contrato com empresa de manutenção e, em muitos municípios, o relatório de inspeção anual. | Empresa de manutenção registrada | Em geral, manutenção mensal e relatório anual onde for exigido. |
| Controle de pragas | Certificado de dedetização e desratização. | Empresa de controle de pragas licenciada | Validade informada no certificado. Muitos hotéis fazem a cada 3 ou 6 meses. |
| Limpeza do reservatório de água | Certificado da limpeza e desinfecção das caixas d'água. | Empresa especializada | Em geral, a cada 6 meses. Confira a regra local. |
| Potabilidade da água | Laudo da análise da água de consumo. | Laboratório credenciado | Frequência definida pela vigilância sanitária local. |
| Brigada de incêndio | Certificado do treinamento da equipe que age numa emergência. | Empresa ou instrutor habilitado | Em geral, reciclagem anual. |
| Laudo das instalações elétricas | Mostra que a instalação elétrica está segura e em conformidade. | Engenheiro eletricista, com ART | Frequência definida pelo responsável técnico. |
| PGR e PCMSO | Programas de saúde e segurança do trabalho da equipe, pelas normas NR-1 e NR-7. | Profissionais de segurança e de medicina do trabalho | Revisão periódica, conforme as normas. |
| Licença ambiental, quando aplicável | Exigida conforme a atividade, o porte e o local. Hotel com poço artesiano também precisa da outorga de uso da água. | Órgão ambiental estadual ou municipal | Prazo escrito na licença. |
| Seguro patrimonial e de responsabilidade civil | Apólices vigentes do imóvel e da operação. | Seguradora | Em geral, anual. |
| Habite-se | Certidão de que a obra foi concluída conforme o projeto aprovado. | Prefeitura | Não vence. Fica guardado no Cofre para quando pedirem. |
Todos esses documentos já vêm no catálogo inicial do Hotel em Dia, com orientação. A rede tira o que não usa e cria os seus.
Por que importa
Por que documento vencido é um risco para o hotel?
Documento vencido quase nunca é descuido de uma pessoa só. É falta de um aviso no momento certo, e o custo aparece de uma vez.
- Interdição e multa Sem AVCB ou alvará válidos, o hotel fica exposto a autuação e até a interdição numa fiscalização.
- Seguro Num sinistro, documento de segurança vencido pode criar problema na hora de a seguradora cobrir.
- Padrão da marca A bandeira, a administradora e os investidores esperam o hotel em dia. Vencido vira pendência na auditoria.
- Nota do hotel No Hotel em Dia, o vencido baixa o percentual de documentos em dia e o Índice do hotel, e aparece no painel da rede.
Comparação
Planilha de vencimentos ou Cofre de documentos?
A planilha funciona enquanto alguém lembra de abrir. Com muitos hotéis e muitos documentos, ela fica para trás.
Planilha de vencimentos
- Problema: Alguém precisa abrir e conferir as datas.
- Problema: O arquivo do documento fica em outra pasta, ou no e-mail de alguém.
- Problema: Cada hotel atualiza do seu jeito, quando atualiza.
- Problema: A versão antiga se perde quando alguém escreve por cima.
Cofre do Hotel em Dia
- Vantagem: Avisa sozinho em 90, 60 e 30 dias.
- Vantagem: O arquivo fica junto da validade, a um clique.
- Vantagem: Todos os hotéis seguem o mesmo catálogo da rede.
- Vantagem: Cada renovação vira uma versão nova; nada se apaga.
Dúvidas
Perguntas frequentes sobre controle de vencimento de documentos
Quem recebe os avisos de vencimento?
O gerente e o regional do hotel recebem por e-mail os avisos de cada documento. A administração da rede recebe um resumo semanal com os vencidos, os que vencem em até 30 dias e os ausentes de todos os hotéis.
Posso mudar os prazos dos avisos?
Sim. O padrão é avisar em 90, 60 e 30 dias antes do vencimento. A rede pode mudar esses prazos para todos os documentos ou só para um tipo de documento.
E o documento que não vale para o meu hotel?
Marque como não se aplica. Ele sai da conta do hotel e deixa de gerar aviso, e a marcação fica registrada no histórico.
O que acontece quando o documento vence?
Ele passa a vencido, deixa de contar como em dia e pesa no Índice de Saúde Operacional do hotel. O aviso se repete a cada 7 dias até a versão nova chegar.
Preciso cadastrar a lista de documentos do zero?
Não. A conta já vem com um catálogo de documentos comuns em hotel, com a orientação de cada um. A rede tira o que não usa e cria os seus.
Os arquivos ficam seguros?
Os arquivos ficam numa área privada, e só quem tem acesso ao hotel consegue abrir, por um link temporário. Nada é apagado: cada renovação vira uma versão nova, e as anteriores ficam no histórico.
Nenhum documento vencendo sem aviso.
Crie a conta da sua rede, envie os primeiros documentos hoje e receba o próximo aviso antes do prazo. Ou agende uma demonstração com a gente.